Leestijd: 4 min.
De techniek van 5x de waarom vraag stellen geeft diep inzicht in een werkelijke oorzaak van een probleem. Het is een methode waarbij je de ‘waarom’ vraag blijft stellen op de antwoorden die je krijgt. Door deze methode prik je door symptomen heen en kom je vaak tot de conclusie dat het dieperliggende probleem heel anders is dan in eerste instantie lijkt.
Het is al decennia een simpele en uiterst succesvolle methode om de oorzaak en vervolg relaties van een probleem duidelijk te krijgen.
Waarvoor is deze techniek ontwikkeld?
De 5x why methode ook wel ‘de 5x waarom methode’ is van oorsprong een root cause analyse voor productie gerelateerde problemen. De methode is ontwikkeld door Sakichi Toyada. De Ishikawa (visgraat) methode maakt vaak gebruik van de 5x why methode, eigenlijk is dit vanzelfsprekend want beide methodes zijn bij Toyota ontwikkeld.
Er zijn veel synoniemen voor deze methode: five whysmethode, Five Times Why, de 5x waarom, 5-why methode, 5W en in het Nederlandsheb ik zelfs wel eens de kleutermethode als benaming gehoord.
Het is een wetenschappelijke analysemethode om bronoorzaken van verliezen op te sporen. Overeenkomstig de Lean gedachte van Toyota veroorzaken problemen ‘waste’. Door te zoeken naar de bronoorzaak draag je er zorg voor dat het echte probleem wordt vastgesteld. Je hebt er namelijk weinig aan als je een probleem oplost, welke uiteindelijk niet de echte veroorzaker van het probleem is. De achterliggende filosofie is dat je een probleem alleen definitief kan oplossen als je erin slaagt om alle bronoorzaken weg te nemen.
In Kaizen en Lean Six Sigma is de 5x waarom methode opgenomen. De reden hiervoor is dat het een eenvoudige methode is met een effectieve output. In later te publiceren Lean artikelen kom ik hier nog op terug.
Hoe werkt de 5x waarom methode?
Ik start met een simpele beschrijving, dan zal het principe je direct duidelijk zijn.
- Benoem het probleem (zie de Ishikwa methode).
- Stel de vraag waarom dit probleem is ontstaan?
- Het 1e antwoord is: een nieuw of ander probleem
- Neem het 1e antwoord een nieuw of ander probleem en stel opnieuw de vraag: waarom dit probleem is ontstaan?
- Het 2e antwoord is wederom een nieuw of ander probleem.
- Je begrijpt het al. Deze stappen herhaal je net zo lang totdat je de root-cause (de bron van het het probleem) gevonden hebt.
Oke, dat is simpel! Zo simpel kan het toch niet zijn? De werkelijkheid is dat de praktijk vaak weerbarstiger is. Complexe (productie)processen maken het niet altijd even duidelijk waar het probleem nu echt is. Het is een zoektocht naar de bronoorzaak, waarbij de ‘5x waarom methode’ je kan helpen.
Zoals voor veel modellen die al lang bekend zijn hebben veel partijen in de afgelopen jaren een stappenplan ontwikkelt. Het is zelfs een business- en trainingsmodel geworden. Bij het visgraatmodel heb ik verschillende stappenplannen beschreven. Ik beschrijf nu slechts één van de vele stappen plannen.
Stappenplan 5x waarom methode
1. Is er wel een probleem?
Je herkent het volgende absoluut: ‘ Houston, we have a problem.’ En dan volgde een toelichting. Bij NASA weet je dat er dan direct dat er sprake is van een echt probleem.
Hoe gek het ook klinkt, er zijn ‘problemen’ die echt geenprobleem zijn.
Laat ik eens een ander voorbeeld nemen: De telefoon gaat: ‘we hebben een probleem, want ik ben mijn sleutel van de toegangsdeur vergeten. Ik kan niet openen.’ Dat hoeft echter geen probleem te zijn als alle andere bevoegde medewerkers ook een sleutel van de toegangsdeur hebben. Het is slechts vervelend voor de medewerker die als eerste is en nu een paar minuten moet wachten tot zijn collega komt.
Om te bepalen of de 5x waarom methode nodig is ga je eerst het probleem definiëren en dat doe je ook door informatie te verzamelen. De te beantwoorden vragen zijn bijvoorbeeld.
Vragen
Wat is er gebeurt? Hoe is het probleem ontstaan? Zijn er bijzonderheden? Wat zijn de kenmerken? Is het een probleem? Wat is het bewijs hiervoor? Hoelang speelt dit probleem al? Zijn er gevolgen, zo ja welke? Etc.
Kortom, je eerst probeert vast te stellen of je er echt ietsmee moet doen.
2. Bronoorzaken bepalen
Je hebt vastgesteld dat er echt een probleem is. De volgendestap is de bronoorzaak (root-cause) te identificeren. Wat je vaak ziet is dater veel verschillende problemen met elkaar verbonden zijn. Het is de bedoelingom in deze stap alle mogelijke oorzaken te benoemen.
Vragen bronoorzaken
De volgende vragen zou je kunnen stellen. Wat is het probleem? Wat zijn de mogelijk voorliggende en nakomende processtappen. Welke factoren spelen nog meer een rol.
Je gaat ook op zoek naar mogelijke verbanden met andere problemen. De vragen die daar bij horen zijn bijvoorbeeld:
Zijn er (specifieke) omstandigheden waardoor het probleem ontstaat? Veroorzaken andere problemen het centrale probleem? Of is het andersom? Wat is de onderlinge samenhang tussen de gevonden problemen?
3. De 5x waarom vraag inzetten.
De 5x waarom vraag helpt je met het vinden van de bronoorzaak. Als er meerdere bronoorzaken zijn dan hanteer je voor elke bronoorzaak de ‘5x waarom’ methode.
De laatste waarom vraag, waarna geen volgende waarom vraag kan worden gevraagd levert de bronoorzaak.
Levert ‘5x waarom methode’ nog steeds niet de root cause dan stel je de waarom vraag nogmaals en nogmaals, totdat het probleem gevonden is. De definitieve bronoorzaak wordt vaak door de ‘5x waarom methode’ gevonden.
4. Bepaal oplossingen, implementeer en controleer
De gevonden bronoorzaak moet dus als probleem veroorzaker opgelost worden. Bepaal de beste oplossing en voer deze uit.
Het is verstandig om na implementatie te meten of het probleem is verholpen. Zo niet, dan zal je nog een keer de ‘5x waarom methode’ kunnen doorlopen. Of je hanteert een ander root cause techniek.
5x why voor teams
Het zal je uit bovenstaande duidelijk zijn dat de ‘5x waarom methode’ goed past bij het oplossen van problemen bij complexe processen. Dit model wordt vanwege het bewezen resultaat ook toegepast in Lean Six Sigma.
De echte kracht zit er overigens in de eenvoud. Het is namelijk een geweldige techniek om zelfsturende teams de 5x waarom vraag te (laten) stellen voor een scala aan onderwerpen.
Snel wordt dan duidelijk waar een probleem door veroorzaakt wordt. Vaak geeft de ‘5x waarom methode’ ook een goed inzicht in de teamfase volgens Tuckman.
Er is ook een artikel over het 5W2H methode . Je verwacht misschien dat het een uitgebreide versie is van de 5W’s, maar dat is niet het geval.
